庶務とはどんな仕事？庶務に求められるスキルや事務・総務との違いを解説

求人などでよく目にする「庶務」の仕事ですが、「庶務ってどんな仕事をするの？」「庶務と事務、庶務と総務はどこが違うの？」と疑問を持っている人も多いのではないでしょうか。

そもそも庶務の「庶」には「諸々（もろもろ）」という意味があり、文字通り、会社の諸々を務める「一般事務」とほぼ同じ意味で使われています。多くの場合、会社の各部署や課に配属されて幅広い事務業務を担い、部署内の社員が効率よく仕事ができるよう支えていくことが仕事です。そうした意味で、庶務は「縁の下の力持ち」的な存在ともいえるでしょう。

庶務と総務の仕事は混同されがちですが、所属部署や業務内容、役割に違いがあります。まず、総務は会社全体を統括する総務部や総務課に所属しますが、庶務は社内組織の一部門（営業部や広報部、企画課など）に所属するのが一般的です。

業務内容や役割の面から見ると、総務は「会社や組織全体を良くする」ための業務が中心となります。たとえば、福利厚生や社内制度の整備・管理・改善をはじめ、社内行事や研修の企画・運営など、全社員が働きやすい環境や制度を整えていくのが総務の仕事です。一方で庶務は、所属する部署（課）の事務業務に従事し、その部署の社員が働きやすくなるようサポートする役割を担っています。

庶務の仕事内容は多岐にわたり、会社や部署によっても違いがあります。ここでは、一般的に庶務の仕事とされている代表的な業務を見ていきましょう。

外部や社内からかかってくる電話に対応します。外部からの電話では、相手の会社名や氏名などを確認し、指定の部署や担当者につなぎます。担当者が不在の場合は、戻り次第かけ直すよう手配したり、相手からの伝言を担当者に報告したりします。また、顧客からクレームの電話があった場合は、まず謝罪して相手の話を聞き取り、状況に応じて担当者や上司に引き継ぎます。

会社を訪れた人に対応するのも庶務の仕事です。まず、来社した人を担当部署や応接室、会議室に案内し、担当者に連絡して引き継ぎます。その際にお茶などを出すのも、庶務の仕事のひとつです。また、来客が事前にわかっていれば、必要に応じて応接室や会議室を予約しておきます。

部署の社員の依頼に応じて、会議やプレゼンなどの資料を作成します。また、顧客や取引先のデータをパソコンに入力したり、書類の原本やデータをファイリングしたりする作業を任されることもあります。書類作成やデータ入力の作業では、ワードやエクセル、パワーポイントなどを使うことが多いため、基本的なPCソフトを扱うスキルが必須となります。

コピー用紙や文房具、各人の名刺など、部署内の備品の管理・発注も庶務の仕事です。また、部署の社員が営業活動などで使った交通費や備品購入費の清算など、少額の現金管理や伝票処理を任されることもあります。会社によっては、経理全般の業務を庶務が行う場合もあります。

部署宛に届いた郵便物の仕分け作業とともに、社外に送る郵便物の封入や発送作業を行います。また、郵便物以外の荷物や急ぎの発送物がある場合は、宅配便やバイク便を手配します。

大企業などでは社内の清掃を業者に委託することも多いですが、細かい所まで業者が掃除してくれるわけではありません。目の届きにくい細かい所を含めて、部署内の清掃全般は庶務が行うのが一般的です。また、給湯室や応接室、会議室などの共用スペースについても、庶務が清掃を担当する場合もあります。

では、幅広い業務に携わる庶務には、どのようなスキルが必要なのでしょうか。以下、庶務に求められるスキルや能力を見ていきましょう。

データ入力や書類・資料作成など、庶務の仕事にはパソコンを使った作業が多くあります。ワードやエクセル、パワーポイントなど基本的なソフトの扱いはもちろん、タイピングのスピードが速いと仕事の効率もアップします。さらに、最近はオンラインでのミーティングや会議なども多いので、ネットワーク関連の基礎知識があると何かと役立つでしょう。

庶務の仕事は多岐にわたり、デスクワークをしている最中でも、急ぎのオーダーや電話・来客があれば、すぐに対応しなければいけません。また、複数のメンバーから同時に仕事を頼まれることもあるので、それぞれの業務の重要度や優先度を的確に判断しつつ、臨機応変に仕事をこなしていく必要があります。

部署内のメンバーだけでなく、他部署や取引先とのやり取りが多いのも、庶務の仕事の特徴です。そのため、相手の話をよく聞いて理解し、適切に受け答えするコミュニケーションスキルが欠かせません。また、電話や来客対応で社外の人と接する機会も多く、その時の対応が会社の第一印象を決めてしまうこともあるため、言葉遣いや振る舞いなどのビジネスマナーを身に付けておくことも重要です。

庶務の仕事の中には、資料作成やデータ入力、伝票処理など、数字や個人情報を扱う業務が多くあります。そのため、仕事の正確性が求められ、とくに重要な資料を作成する際には、ミスがないよう慎重に作業する必要があります。と同時に、急ぎのオーダーにも対応できる作業のスピードも求められるでしょう。

庶務の業務自体は、会社の売上に直接関わるものではないため、庶務の仕事を雑用のように捉える人や、誰でもできる簡単な仕事だと考える人もいるでしょう。しかし、庶務は会社の円滑な活動に欠かせない仕事であり、庶務のサポートがあるからこそ、ほかの社員は営業や企画開発などの仕事に専念できるのです。

このように、庶務は目立つ仕事ではないものの、会社になくてはならない存在であり、まさに縁の下で組織を支える重要な役割を担っています。ときには、ほかの社員から「ありがとう、助かった！」と感謝されたり、「あの人がいないと困る」と頼られたりすることもあるでしょう。そうした中で、部署のメンバーや会社の役に立てていると実感できることが、庶務の大きなやりがいであり、仕事に取り組むモチベーションにもつながるはずです。

円滑な企業活動を支える庶務は、業界・業種を問わず、あらゆる会社で求められる職種のひとつです。もちろん、工場をはじめとする製造業の会社でも、庶務の仕事を担う人材は欠かせません。製品の製造に直接携わらなくても、バックヤードを担うさまざまな業務を通して、モノづくりの現場を日々支えています。メーカーやモノづくりの仕事に興味がある方は、ぜひ「製造業の庶務」という選択肢も検討してみてはいかがでしょうか。

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